La protección de datos de los trabajadores en el tablón de anuncios de la empresa

Buenas; hoy traigo un tema a veces un tanto controvertido, y son los límites que tienen las empresas para colgar información privada de los trabajadores en los tablones de anuncios de la propia empresa. ¿Qué límites tienen? Al parecer, la Agencia de Protección de Datos no exige demasiado; en el caso que les pongo ni si quiera inició procedimiento sancionador cuando se colgaron números de teléfono, DNI, nombres y apellidos de la plantilla entera. Apoyando a un sindicato (ya se sabe, las apuñaladas van y vienen, y una de ellas era esta), realizamos denuncia a la AEPD; me respondieron que no era infracción, por lo que recurrí en alzada con los argumentos que os cuelgo, ya que pueden ser de utilidad para casos similares. Me desestimaron el recurso; desde luego fue curioso, pues me citaban sentencias de la Audiencia Nacional con otra ratio decidendi, y lo más sorprendente es que les aporto resoluciones de la propia AEPD del mismo perfil donde sancionan, y esta vez, sin ningún otro motivo, y habiéndoles aportado un bagaje probatorio digno de sede judicial, me lo vuelven a desestimar. Incomprensible. También alegaron la presunción de inocencia, que al parecer es mayor si eres empresario. Pero bueno, ahí quedó la cosa, y de rebote indefensión a los trabajadores. Os dejo los razonamientos que expuse, por si os pueden orientar, ya sea con ellos o con la jurisprudencia que cito:

PRIMERO: El primer motivo que destaca la resolución para no sancionar la divulgación de datos es que al hacerlo en el tablón de anuncios de la empresa se circunscribe en el ámbito laboral, el cual no quedaría sujeto al deber de secreto de la empresa. Entiendo que esta interpretación es parcialmente errónea a la vista de la jurisprudencia y de las propias resoluciones que ha emitido la AEPD.

Cuando hablamos de que cesa el deber de secreto en el ámbito profesional, nos estamos refiriendo al dato concreto que se está divulgando, y no al medio o el alcance de la publicación. La resolución cita la Sentencia de la Audiencia Nacional de 8 de julio de 2001 (rec. cont. adm. 866/2010) y entendiende de la misma que si los datos se divulgan sólo entre los trabajadores y no excede del ámbito empresarial, no puede entenderse vulnerado el deber de secreto. Sin embargo una atenta lectura de esa sentencia nos indica la errónea conclusión de la resolución; la ratio decidendi de esa sentencia consiste en determinar si la publicación de las valoraciones de productividad de un trabajador constituye un dato personal digno de protección en el ámbito laboral. Por lo tanto, lo que determina que sea de ámbito laboral es el dato concreto que se publica, y no el hecho de que sea el tablón de anuncios de la empresa o que los receptores de la información sean otros trabajadores.

Así se desprende de otros pronunciamientos judiciales, por ejemplo Sentencia de la Audiencia Nacional de 8 de noviembre de 2002 (rec. cont. adm. 532/1999), en la que confirma el archivo de la sanción, pero resulta interesante su fundamento, ya que analiza el carácter del dato objeto del procedimiento (en este caso el traspaso de información para la gestión de un préstamo interno en la empresa) y se considera de ámbito interno laboral cuando la información tienen una razón útil en la gestión empresarial.

Y dando un paso más, la AEPD ha llegado a sancionar la divulgación de datos de relevancia estrictamente laboral por el simple hecho de que estos resulten desproporcionados en la forma de difusión. Así la Resolución de la AEPD R/02223/2009 (procedimiento nº PS/00118/2009) sanciona la publicación en un tablón de anuncios de la empresa los nombres y apellidos de los trabajadores con sus distintas cualidades laborales (sin haber dato alguno de la esfera interna del trabajador). El motivo principal es la desproporción del medio utilizado, siendo el ámbito laboral y la difusión limitada a los trabajadores baremos para la calificación de la infracción y la determinación de su cuantía.

Por último, hay abundante jurisprudencia en la que se discute la ponderación entre el derecho a la intimidad versus la libertad sindical y el derecho que tienen los sindicatos a informar al resto de los trabajadores mediante el tablón de anuncios. Ponderación en la que debe regir la proporcionalidad de los medios y de la información dada; así la difusión del nombre y el salario del trabajador se enmarcan dentro de la libertad sindical (SAP de 9 de enero de 2009, rec. cont. adm. 633/2011); otros casos similares son las Resoluciones de la AEPD en nº de expediente E/01778/2008 o la Resolución R/02457/2010 (nº de expediente PS/00399/2010). De ellas se dirime que una conducta a priori  infractora puede resultar lícita porque prevalece la libertad sindical como bien superior sobre la protección de datos personales en el ámbito laboral. Pero este tipo de resoluciones no deben justificar la infracción de XXXXXX S.A.  por el sencillo motivo que en el caso que analizamos no actúa ningún sindicato al colgar la información ni tampoco tiene vocación de ser información sindical para los trabajadores receptores.

Pues bien, repasado de forma breve estos pronunciamientos, sólo cabe concluir que XXXXXX S.A. publicó datos como el DNI, fecha de nacimiento o el número de teléfono, que nada tienen que ver con la relación laboral, que afectan a la esfera privada del trabajador. De hecho, es bastante habitual que en los Planes de Igualdad que se implementan en las empresas (no en el caso de XXXXX S.A., donde deja bastante que desear su Plan de Igualdad), establezcan una especial protección a las formas de contacto (básicamente el número de teléfono y redes sociales) como forma de prevención del acoso sexual y/o acoso por razón de sexo. En todo caso, lo que es evidente en el caso que nos ocupa es que no había ninguna razón útil de gestión por la que se publicasen esos datos; de hecho, en cuanto a la gestión del día a día, los responsables de turnos ya disponen de los números de teléfono de los trabajadores por si hay incidencias, retrasos, etc… Pero esto se limita a los responsables de turno; la divulgación al resto de la plantilla que hizo XXXXXX S.A. es ilícita. En definitiva, para la finalidad de la hoja que se colgó (saber quién quería hacerse la revisión médica), hubiese bastado con los nombres y apellidos.

Por este motivo, considero que la conducta no deja de ser ilícita porque se haga en la empresa y limitada la difusión a los trabajadores. Entender esta conducta como lícita daría pie a que cualquier empresa pudiese divulgar a toda la plantilla (por grande que sea) el DNI y número de teléfono vinculado a nombres y apellidos sin limitación alguna. Estas circunstancias deben ser en todo caso criterios de atenuación de la gravedad de la sanción, pero en ningún caso exonera del cumplimiento de la obligación de sigilo respecto a los datos por parte de la empresa.

SEGUNDO: El segundo motivo principal por el cual la AEPD no ha sancionado esta conducta es en aplicación de la presunción de inocencia, ya que no quedaba suficientemente acreditado que haya sido la empresa la que puso el cartel. Para ello se hace mención a que el tablón de anuncios no tiene llave y por ese motivo pudo haberlo puesto cualquier persona (poniendo como ejemplo la mutua o representantes de los trabajadores).

Lo primero que hay que tener en cuenta para determinar la autoría de la infracción es el propio contenido del escrito que fue colgado. Dicho de otro modo, no cualquier persona dispone de los datos precisos (y correctos) que fueron divulgados. Sólo por este motivo, cabe limitar la posible autoría a la empresa, la mutua o representantes de los trabajadores. En todo caso, si cualquier persona la colgó, igualmente constituiría una infracción en el deber de custodia de quien dispone de esos datos. Además, el tablón de anuncios a pesar de no estar protegido con llave, sí lo está legalmente mediante el Convenio Colectivo de la propia empresa, en el que en su artículo 32 regula el régimen disciplinario y califica como falta leve (punto 10) “Retirar, estropear o usar con otros fines los avisos e informes colgados en el tablón de anuncios del centro de trabajo”. Por ello, el tablón de anuncios de la empresa es de uso exclusivo de la misma, siendo responsabilidad suya lo que se publica en él.  

En relación a lo antes dicho, los representantes de los trabajadores no pueden haber colgado el folio con datos personales ya que no disponen de esos datos (ya que el número de teléfono no figura en el censo electoral al que tienen acceso), y no están autorizados para hacerlo en el tablón de la empresa (pues ellos disponen de un tablón propio distinto).

En cuanto a la posibilidad de que sea la mutua, cabe cuestionarnos qué relación tienen respecto a los datos empresas y mutuas de accidentes de trabajo. Todo trabajador proporciona sus datos a la empresa, y  esta los transmite a la mutua que tenga contratada, por lo tanto esta última es cesionaria de la información, de la que si hace un mal uso de ella en el centro de trabajo de XXXXX S.A., será esta última empresa la que deba velar porque se cumpla la normativa en sus locales.

Dicho esto, la aplicación de la presunción de inocencia la considero excesiva, no como fundamento que emana del derecho sancionador, sino del momento en el que se hace valer, sorprendentemente por parte del órgano sancionador sin siquiera haber hecho ningún tipo de consulta ni pesquisas de investigación sobre la empresa. Por poner algún ejemplo de sanciones que quedan archivadas por aplicación de la presunción de inocencia, pero que en ellas se da traslado a la parte presuntamente infractora para que haga sus alegaciones, y es entonces cuando se aplica la presunción de inocencia ante la falta de prueba de la infracción; estas son Resolución de archivo de actuaciones con expediente nº E/01263/2007 y nº E/00770/2004 con E/00637/2005. En el caso que nos ocupa, se ha aplicado automáticamente la presunción de inocencia cuando ni si quiera sabemos si los hechos son controvertidos, pues es posible que la empresa reconozca su infracción.